Caderno do encarregado no processo trabalhista: quando o cartão de ponto não se sustenta

Segunda-feira, 6h50. O encarregado chega antes da equipe, abre o caderno de capa dura e começa a anotar os nomes: quem chegou, quem faltou, quem saiu mais cedo para buscar material. Na sexta, alguém do escritório passa na obra, fotografa as páginas e lança tudo numa planilha para a folha.

Funciona por meses. Até chegar a notificação da Vara do Trabalho: um ex-servente pede horas extras e diz que trabalhava das 6h30 às 18h, de segunda a sábado.

Nessa hora, a pergunta que decide o caso não é só se ele ficava mesmo até as 18h. É quem consegue provar o quê. E é aí que o caderno costuma falhar.

O que está em jogo

No processo trabalhista, a discussão sobre horas extras é uma discussão de prova. O art. 818 da CLT divide o ônus: o trabalhador prova o fato constitutivo do seu direito, como a jornada maior que alega, e a empresa prova os fatos que impedem, modificam ou extinguem esse direito. O § 1º do mesmo artigo permite que o juiz distribua o ônus de outro jeito em alguns casos, por decisão fundamentada.

Na prática, o controle de ponto é o documento que pesa mais nessa disputa. Se ele existe e é confiável, quem alega uma jornada diferente precisa provar. Se ele não existe, ou não se sustenta, a balança muda de lado.

E o prazo é longo. Pela Constituição (art. 7º, XXIX), o trabalhador pode cobrar créditos dos últimos cinco anos, desde que entre com a ação até dois anos depois do fim do contrato. O caderno de uma obra encerrada há três anos pode ser exatamente o documento que o juiz vai pedir.

O que a lei diz sobre o registro de ponto

Quem precisa registrar. A CLT obriga a anotação da hora de entrada e de saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, em registro manual, mecânico ou eletrônico, permitida a pré-assinalação do período de repouso (art. 74, § 2º, com a redação da Lei nº 13.874/2019).

O papel é permitido, mas tem regra. A Portaria MTP nº 671/2021, que regulamenta o registro de ponto, diz que o registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual (art. 93). Ou seja: o caderno é aceito; copiar o horário do contrato, não.

A Súmula 338 do TST. É ela que explica por que o controle de ponto pesa tanto no processo. Dois itens interessam diretamente à obra:

Item I: é ônus do empregador obrigado ao registro manter o controle da jornada. Se ele não apresenta os controles sem justificativa, passa a valer a presunção relativa de que a jornada alegada pelo trabalhador é verdadeira. "Relativa" quer dizer que a empresa ainda pode provar o contrário, mas parte em desvantagem.
Item III: cartões de ponto com horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova. O ônus de provar as horas extras passa a ser do empregador e, se ele não conseguir, prevalece a jornada informada na petição inicial.

Um detalhe: o texto da súmula ainda fala em empregador "com mais de 10 empregados", que era o número da CLT antes da Lei nº 13.874/2019. Hoje a lei fala em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores.

Cinco situações em que o caderno não se sustenta

Juntando a lei e a súmula, dá para ver os pontos fracos típicos do controle feito pelo encarregado.

1. O caderno sumiu. A obra terminou, o encarregado saiu da empresa, a caixa de documentos se perdeu na mudança do almoxarifado. Sem justificativa aceita, a falta do controle leva à presunção do item I da Súmula 338.

2. Os horários são sempre iguais. 7h00 às 17h00, todo dia, para todo mundo. É o retrato de quem anota o horário do contrato, e não o que aconteceu no canteiro. A Portaria 671 veda isso no registro manual, e o item III da súmula tira o valor de prova desses cartões.

3. Quem anota não é quem trabalha. O encarregado escreve pela equipe inteira, às vezes no fim do dia ou da semana, de memória. O trabalhador não confere o que foi anotado. Quando a outra parte leva uma testemunha que diz "a gente ficava até as 18h quase todo dia", fica difícil defender um registro que ninguém da equipe acompanhou.

4. Há mais de uma versão da mesma jornada. O caderno diz uma coisa, a planilha do escritório diz outra, o grupo de WhatsApp tem uma terceira. Quando os documentos da própria empresa não batem entre si, todos perdem força.

5. O registro foi corrigido sem deixar rastro. Rasura, corretivo, página reescrita. No papel, ninguém sabe quem mudou, quando e por quê. No registro eletrônico, a Portaria 671 proíbe qualquer dispositivo que permita alterar os dados registrados pelo empregado (art. 74, IV).

Como deixar o registro de ponto defensável

O que segue vale para qualquer sistema, inclusive o papel.

O próprio trabalhador marca, na hora. Quanto mais perto do momento e da pessoa estiver a marcação, mais difícil fica contestá-la. A anotação feita por terceiros, depois, é a mais frágil de todas.

Horário real, não horário de contrato. Chegou 6h52, fica 6h52. A variação natural de um dia para o outro é justamente o que dá cara de verdade ao registro.

Uma fonte só. Se a empresa adotou um sistema de ponto, o caderno sai de cena. Manter os dois "por garantia" cria a divergência que a outra parte vai procurar.

Correção com trilha. No ponto eletrônico, o esquecimento é tratado no programa de tratamento de registro de ponto. Pela Portaria 671, esse tratamento se limita a acrescentar informações para completar omissões, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou a indicar marcações indevidas (art. 82, parágrafo único). O Ministério do Trabalho esclarece, no seu documento de perguntas e respostas, que a empresa não pode inserir marcações para lançar hora extra: as marcações de entrada e saída devem ser fiéis à realidade.

Comprovante para o trabalhador. No ponto eletrônico, o trabalhador tem acesso ao comprovante de cada marcação. Ele sabe o que foi registrado em seu nome, e isso reduz a discussão lá na frente.

Guarda pensada no prazo do processo. Como a cobrança pode alcançar os últimos cinco anos, respeitado o limite de dois anos após o fim do contrato, o registro de uma obra encerrada continua importante. Combine com o escritório onde ele fica e quem responde por ele.

Checklist: o seu controle de ponto aguenta uma audiência?

Responda com sinceridade:

Consigo encontrar hoje o registro de ponto de um trabalhador de uma obra que terminou há três anos?
Os horários anotados variam como a rotina real da obra, ou repetem o horário do contrato?
Quem marca o ponto é o próprio trabalhador, na entrada e na saída?
Existe uma única fonte para a jornada, ou caderno, planilha e mensagens convivem?
Quando alguém corrige um registro, fica guardado quem corrigiu, quando, e a marcação original?
O trabalhador consegue ver o comprovante das próprias marcações?
A folha é calculada a partir do registro, sem redigitação?

Se alguma resposta foi "não" ou "não sei", vale conversar com o seu advogado trabalhista ou contador sobre como o ponto da empresa está sendo feito hoje.

Como o Hora Batida faz

No Hora Batida, quem marca o ponto é o próprio trabalhador: no celular, com o crachá QR ou no totem em tablet na entrada da obra, mesmo sem internet. A marcação fica no aparelho e é enviada quando a conexão volta. A cerca virtual de cada obra e o reconhecimento facial, conferido no servidor, ajudam a mostrar onde e por quem a marcação foi feita; o que precisa de conferência vai para a Auditoria Facial do RH.

O AFD, o AEJ, o comprovante e o espelho de ponto saem no leiaute da Portaria 671. No fechamento, a exportação para a folha da Domínio substitui a redigitação do caderno.

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Este artigo tem caráter informativo e não substitui a orientação de um advogado trabalhista.